Huishoudelijk Reglement van de Commercieele Club Groningen Senioren (CCGS).

Op dit Huishoudelijk Reglement zijn de Statuten van het “Commercieele Club Groningen Senioren” (CCGS ) van toepassing. Een exemplaar van deze Statuten is aan dit Huishoudelijk Reglement gehecht. Waar dit Huishoudelijk Reglement op enig punt in strijd zou zijn met de Statuten, prevaleren de Statuten. Naast het Huishoudelijk Reglement kan het bestuur een aantal procedures vastleggen in zogenaamde ‘Protocollen’.

STATUTEN ARTIKEL 4, lid 1 LEDEN                                                                                                                                                                                          

  1. Leden
  2. Leden: Leden zijn, als beschreven in de Statuten.
  3. Partners van leden: Onder partners wordt verstaan zij die in de regel samen met een lid de bijeenkomsten bezoeken. Dat kunnen zijn echtgenoten dan wel andere personen die een min of meer bestendige relatie onderhouden met het lid. Partners hebben te allen tijde het recht het lid te vergezellen bij bijeenkomsten en overige activiteiten van de GCCS. Partners hebben niet de status van een lid. Partners hebben het recht na overlijden van het lid het lidmaatschap over te nemen en zijn daarbij aan de verplichtingen van een lid gebonden. Voor opzegging gelden dezelfde regels als voor een lid.
  4. Voorwaarden toelating als lid:

Om als lid toegelaten te worden dienen kandidaat-leden een goede reputatie te genieten, en woonachtig te zijn in, of een binding te hebben met de noordelijke regio. Zij dienen aan de volgende voorwaarden te voldoen:

  1. Eigenaar of statutair directeur zijn of zijn geweest van een onderneming van relevante omvang en niveau;
    Op directieniveau van een in de noordelijke regio gevestigde van een onderneming werkzaam zijn of zijn geweest
    c. Zelfstandig een vrij beroep hebben uitgeoefend;
    d. Bestuurder bij overheidsdienst(en) en/of onderwijsinstelling(en) zijn  of zijn geweest.
    e. Personen zijn, die naar het oordeel van het bestuur een belangrijke bijdrage kunnen leveren aan de doelstelling van de vereniging.
  2. Kandidaat lid voldoet aan de voorwaarden.

In het geval dat het bestuur oordeelt dat de aangemelde voldoet aan alle eisen welke de vereniging aan het lidmaatschap stelt stuurt de secretaris daarop een uitnodiging aan het kandidaat-lid tot het bijwonen van een bijeenkomst om nader kennis te maken met de club en haar leden.

  1. Aanvragen lidmaatschap:

Indien het kandidaat-lid na het bijwonen van een bijeenkomst definitief besluit lid te willen worden van de vereniging dienen de volgende (administratieve) regels in acht te worden genomen:
a. Het kandidaat-lid dient een volledig ingevuld, ondertekend en van een goedgelijkende pasfoto van het kandidaat-lid voorzien aanmeldingsformulier aan de secretaris ter beschikking te stellen.
b. Hierna stuurt de secretaris van de vereniging een welkomstbrief aan het kandidaat lid waarin wordt vermeldt dat zij/hij officieel vanaf dat moment als lid wordt beschouwd. In de welkomstbrief verwijst de secretaris naar verplichtingen voortvloeiend uit de Statuten en het Huishoudelijk Reglement van de vereniging.
c. Hierna is de kandidaat lid van de vereniging en heeft alle rechten en verplichtingen die de vereniging aan een lid stelt.

  1. Overige bepalingen omtrent het lidmaatschap:
  2. Ieder lid is verplicht ervoor te zorgen dat zijn juiste adresgegevens bij de vereniging, in casu de secretaris, bekend zijn. b. De leden zijn te allen tijde gerechtigd hun partner mee te nemen naar de clubbijeenkomsten vanCCGS, tenzij het bestuur in bijzondere gevallen redenen heeft hiervan af te wijken.
    De leden en hun eventuele partners betalen geheel of gedeeltelijk de kosten van de betreffende bijeenkomst, zulks naar het oordeel van de activiteitencommissie.
    d. Leden dienen zich tijdig, dat wil zeggen voor een op de uitnodiging vastgestelde datum voor deelneming aan een bijeenkomst aan te melden. Afmelding is mogelijk tot uiterlijk 24 uur voor de aanvang van de betreffende bijeenkomst. Bij gebreke van tijdige afmelding is het bestuur gerechtigd het betrokken lid een factuur voor de deelnemingskosten te zenden.  Eventuele kosten verbonden aan het bijwonen van de bijeenkomst worden op de uitnodiging  vermeld.
    e. Leden, die zich niet hebben aangemeld voor deelname, doch wel verschijnen, kunnen door het bestuur van deelname worden uitgesloten als deelname op praktische bezwaren stuit.
    f. De vereniging aanvaardt geen enkele vorm van aansprakelijkheid jegens haar leden.

STATUTEN ARTIKEL 4 LID 1.  OUD CCG LEDEN.
Zij dienen te voldoen aan de eis van het volledig invullen en ondertekenen van het aanmeldingsformulier dat vergezeld dient te gaan van een goedgelijkende pasfoto van het kandidaat-lid en eventuele partner als die de bijeenkomsten wenst te bezoeken.
Indien het lidmaatschap van de CCG langer dan een jaar geleden is opgezegd, treedt de normale

STATUTEN ARTIKEL 5, LID 2, LIDMAATSCHAP/TOELATING.

Reden tot afwijzing: Een verzoek om toegelaten te worden kan door het bestuur worden afgewezen,
indien: toelatingsprocedure, als hieronder beschreven, in werking.

Het kandidaat-lid niet voldoet aan de eisen voor toelating;

 Gegronde vrees bestaat dat het kandidaat-lid de goede naam van de vereniging zal schaden.

 Indien het kandidaats-lid zich niet in de afwijzing van het bestuur kan vinden, dan zal een arbitragecommissie, bestaande uit maximaal 3 leden van de CCGS en niet zijnde bestuursleden, de afwijzing van het bestuur opnieuw beoordelen. De uitspraak van de arbitragecommissie is bindend.

  1. Naar het oordeel van het bestuur de vereniging een optimale grootte heeft bereikt en uitbreiding van het ledenbestand in die fase niet gewenst is. Indien hiervan sprake is, dan zal het bestuur het betreffende kandidaat-lid op een wachtlijst plaatsten en deze persoon zal door het bestuur worden uitgenodigd lid te worden op het moment dat naar het oordeel van het bestuur deze situatie niet langer geldt.

STATUTEN ARTIKEL 6. EINDE VAN HET LIDMAATSCHAP/TOELATING.

Het lidmaatschap eindigt door overlijden van een lid:
a. Bij overlijden van het lid gaat het lidmaatschap, indien dit door de partner wordt gewenst, zonder dat daarvoor een aanvraag hoeft te worden ingediend, automatisch over op de partner van het overleden lid, in de vorm van een partner-lidmaatschap.
b. De secretaris wijzigt in dat geval de tenaamstelling en de gewijzigde status in het ledenbestand. Voor zover op deze overgang naar een partnerlidmaatschap geen prijs wordt gesteld kan het lidmaatschap per direct schriftelijk worden opgezegd.

STATUTEN ARTIKEL 7. JAARLIJKSE BIJDRAGEN.

CONTRIBUTIE.

De door de Algemene Leden Vergadering vastgestelde contributie voor het komende jaar wordt in de eerste maand van het verenigingsjaar in één keer in rekening gebracht. Degenen, die in de loop van het verenigingsjaar als lid worden toegelaten, zijn voor dat jaar naar rato contributie verschuldigd. De contributienota dient in beide gevallen binnen één maand te worden voldaan.

STATUTEN ARTIKEL 8. DONATEURS.

  1. Oud-leden kunnen donateur worden als ze verhuizen naar een ander landsdeel.
    Een donateur is niet woonachtig in de 3 noordelijke provincies. De contributie bedraagt jaarlijks € 100,=.
  2. Daarvoor kunnen 2 bijeenkomsten van de CCGS worden bezocht en kunnen donateurs deelnemen aan het Nieuwjaarsdiner. De bijdrage voor de bij te wonen bijeenkomst is gelijk aan de bijdrage van een lid.

STATUTEN ARTIKEL 9. BESTUUR.

  1. Bestuursleden worden, zoals in de statuten vermeld, benoemd door de Algemene Ledenvergadering.
    Het bestuur maakt een rooster van aftreden en laat deze door de Algemene Leden Vergadering vaststellen.  In dit rooster van aftreden  kunnen voorzitter, secretaris en penningmeester bij voorkeur niet in het zelfde jaar aftreden.
    c.     De zittingsduur van een bestuurslid is maximaal 2x 4 jaar.
    d.     In voorkomende gevallen kan een bestuurslid dispensatie worden verleend  en kan het bestuurslid nog 2 jaar aanblijven.
    e.   Treedt een bestuurslid tussentijds af, dan zal de opvolger in het rooster van aftreden in zijn plaats     komen. Met dien verstande dat deze opvolger wordt gekozen voor de volle termijn.
    f.   Het maximaal aantal bestuursleden bedraagt 7 leden en het minimale 5 leden.
    g.    Bij bestuursbesluiten waar de stemmen staken, heeft de voorzitter de doorslaggevende stem.

ALGEMENE ZAKEN.

  1. PRIVACY:
    Alle gegevens van en over leden binnende vereniging dienen uitsluitend voor gebruik binnen de vereniging.
    b. Leden en partners gaan de verplichting aan zich te onthouden van het geven van informatie omtrent leden, ledenbestand, activiteiten en publicaties aan derden.
    c. Leden en partners stemmen in met opname van hun adresgegevens en afbeelding op de website van de CCGS. Deze informatie is alleen beschikbaar voor leden

2, REGELINGEN BIJ BIJZONDERE GEBEURTENISSEN DE LEDEN BETREFFENDE.

Overlijden van een lid:

  1. Indien de vereniging (officieel) door de familie in kennis wordt gesteld van het overlijden van een lid wordt
     onmiddellijk actie ondernomen. Voor zover niet gericht aan de secretaris, wordt dit bericht onmiddellijk naar
        de secretaris of diens plaatsvervanger doorgeleid
    b. De secretaris of diens plaatsvervanger informeert  alle bestuursleden.
    c. Vervolgens stelt de secretaris alle leden van de vereniging in kennis van het overlijden. Dit na overleg met de nabestaanden.
    d. Bestuursleden spreken onderling af wie van hen de meest aangewezene is om begrafenis of crematie namens
       CCGS bij te wonen en deze maakt zich ook als zodanig bekend bij de condoleance en in het register.
    e. Overige bestuursleden kunnen desgewenst op persoonlijke titel de plechtigheid bijwonen.
    f.  Een bloemstuk wordt bezorgd namens de CCGS.
  2. Overlijden van een bestuurslid.
    Indien de vereniging (officieel) door of namens de familie in kennis wordt gesteld van het overlijden van een bestuurslid of zijn/haar partner wordt onmiddellijk actie ondernomen. Voor zover niet gericht aan de secretaris, wordt dit bericht onmiddellijk naar de secretaris of diens plaatsvervanger doorgeleid.
    b. De secretaris of diens plaatsvervanger licht onmiddellijk alle bestuursleden in.
    c. Vervolgens stelt de secretaris alle leden van de vereniging op de hoogte van het overlijden. Dit na    overleg met de nabestaanden.
    d. De voorzitter neemt vervolgens contact op met de nabestaanden, zo mogelijk in de vorm van een condoleancebezoek, waarbij specifieke wensen worden gepeild, zoals bijvoorbeeld een toespraak, als daar aanleiding voor of behoefte aan is.
    e. Bestuursleden wonen namens het bestuur de plechtigheid bij.
    f. Bij bestuursleden wordt namens de CCGS een bloemstuk bezorgd en een overlijdensbericht geplaatst in een regionaal dagblad, indien dit door de familie op prijs wordt gesteld.
    g. De voorzitter of een plaatsvervangend bestuurslid bezoekt enige tijd na de begrafenis of crematie, na voorafgaand overleg, de achterblijvende partner zo die in leven is.
  3. Bij ziekte van een lid:
    Bij bepaalde gebeurtenissen zorgt het bestuurslid dat is belast met de sociale activiteiten voor een passende attentie. Dit naar het oordeel van het bestuur en in lijn met het ontstane gebruik en budget.
    b. Het betreffende bestuurslid informeert het bestuur hierover en geeft aan of, al dan niet, prijs wordt gesteld op informatie hieromtrent aan de leden.  Dit na overleg met de familie/naasten.

     

  4.  

Het bestuur kan voor een aantal van minder belang zijnde administratieve- en uitvoeringsregels nadere bepalingen vaststellen onder de naam ‘Protocollen’ Zij kunnen niet in strijd zijn met De Statuten of het Huishoudelijk Reglement. Zij dienen vooral de consistentie in de uitvoering van beleid of vormen een nadere invulling van het HHR. Zij kunnen niet worden afgedwongen en hebben in feite geen bestuurskracht. Deze protocollen behoeven niet de voorafgaande instemming van de leden. Het bestuur deelt de inhoud van het vastgestelde protocol mee tijdens de eerstvolgende activiteit van de vereniging of publiceert deze via de website zulks naar keuze van het bestuur.

4, NADERE OMSCHRIJVING TAKEN LEDEN VAN HET BESTUUR.

  1. Voorzitter
    De voorzitter treft de nodige maatregelen tot het houden van de Algemene Leden Vergaderingen.
    b. Hij is belast met de zorg voor de uitvoering van de besluiten van de Algemene Leden Vergaderingen en van het bestuur, voor zover de uitvoering niet aan anderen is opgedragen.
    c. Hij is bevoegd in spoedeisende gevallen namens het bestuur te handelen onder verplichting daarvan zo spoedig mogelijk kennis te geven aan zijn medebestuursleden.
    d. Hij leidt de vergaderingen.
    e. Bij ontstentenis of op verlangen van de voorzitter treedt de vicevoorzitter als voorzitter op.
    f. Bij ontstentenis van de vicevoorzitter wordt de voorzitter vervangen door het bestuurslid, hetwelk het langst zitting in het bestuur heeft of, indien meerdere bestuursleden reeds een gelijke zittingsperiode hebben vervuld, de oudste van hen.
  2. Secretaris
    De secretaris, tenzij deze taak door het bestuur aan een ander is opgedragen, zorgt voor een juiste verslaglegging van de besluiten van de Algemene Leden Vergadering, bestuursvergaderingen en bijeenkomsten in de vorm van notulen.
    b. In de eerstvolgende bestuursvergadering, na het gereedkomen van de notulen, worden deze besproken en zo nodig wijzigingen aangebracht.
    c. Hij is belast met de correspondentie en het convoceren van de vergaderingen, het oproepen voor de bijeenkomsten en de overige activiteiten. Hij kan een of meer van deze werkzaamheden delegeren aan een medebestuurs- of commissielid.
    d. Hij heeft de zorg voor het archief en houdt dit bij op een wijze die algemeen gebruikelijk wordt geacht.
    e. Hij stelt een jaarverslag ten behoeve van de Algemene Leden Vergadering op.
    f. Hij houdt een register bij van de leden op een wijze waaruit ondubbelzinnig aan het begin van en halverwege het verenigingsjaar blijkt wie er op dat tijdstip lid van de vereniging zijn. Hij levert deze gegevens aan bij de penningmeester ten behoeve van het factureren van de contributies aan de leden.
    g. Hij is voorts belast met alle administratieve werkzaamheden, welke hem door het bestuur of de Algemene Leden Vergadering wordt opgedragen.

3, Penningmeester.
a. De penningmeester is belast met de financiële administratie van de vereniging in haar volle omvang en op een wijze zoals die algemeen gebruikelijk is.
b. Hij houdt daartoe de boeken en bescheiden aan, welke door het bestuur en de Algemene Leden Vergadering nodig worden geoordeeld, zowel voor de invordering van contributies, hoofdelijke omslagen, andere inkomsten en betalingen.
c. Hij rapporteert 3-maandelijks in het bestuur over de financiële voortgang.
d. Hij stelt de jaarlijkse rekening en verantwoording op.
e. Hij maakt de jaarlijkse begroting in overleg met het bestuur op. Deze begroting wordt voorzien van het advies van het bestuur, ter vaststelling voorgelegd aan de Algemene Leden Vergadering.  Indien in de loop van enig jaar een begrotingsoverschrijding van meer dan 20% (twintig procent) van het laatstelijk door de Algemene Leden Vergadering vastgestelde totaal der begrote uitgaven plaatsvindt, is het bestuur verplicht de eerstvolgende Algemene Leden Vergadering daarvan op de hoogte te stellen.
f. Hij draagt er zorg voor dat jaarlijks een inventarisatie van de bezittingen en schulden van de vereniging wordt opgemaakt.
g. Hij legt tenminste een maand voor de datum, waarop de jaarlijkse Algemene Leden Vergadering als bedoeld in artikel 18, lid 1 van de statuten zal worden gehouden, de rekening en verantwoording met de daarbij behorende bewijsstukken en een toelichting daarop over het voorafgaande boekjaar aan het bestuur voor.
h. Hij draagt zorg voor de bijeenroeping van de benoemde kascommissie van twee, niet van het bestuur uitmakende, leden en draagt het resultaat van de bevindingen van de kascommissie over aan het bestuur voordat de Algemene Leden Vergadering wordt gehouden.
i. Hij zorgt ervoor dat het eigen vermogen van de CCGS  ca. € 20.000 bedraagt. Bij besluit van de ALV van maart 2015 is deze buffer ingesteld om mogelijke calamiteiten op te vangen.

4,  Vicevoorzitter

De vicevoorzitter treedt bij ontstentenis van de voorzitter op in diens plaats.

5,  Bestuurslid.

Een bestuurslid kan een andere bestuurder vervangen, met uitzondering van de voorzitter, op verzoek van het betreffende bestuurslid.

5,  COMMISSIES.

Het aantal commissies wordt bepaald door de Algemene ledenvergadering en kan onder meer bestaan uit de volgende permanente- of bijzondere commissies. Behoudens een overeengekomen andere datum treden nieuw gekozen commissieleden na benoeming eerst in functie bij de aanvang van het nieuwe verenigingsjaar. Behoudens anders overeengekomen blijven afgetreden commissieleden hun functie uitoefenen tot eerstvolgende einde van een verenigingsjaar. De vereniging kent commissies, te weten:
1. De activiteitencommissie.
2. De commissie Sociale Activiteit.
3. De kascommissie.
4. Bijzondere commissies (optioneel) 

 De activiteitencommissie:
De activiteitencommissie bestaat uit tenminste twee bestuursleden en doet alles wat wenselijk en/of nodig is tot realisatie van de taken zoals omschreven in de Statuten.
a. De leden worden benoemd binnen het bestuur.
b. De activiteitencommissie biedt jaarlijks (vooraf gaande aan het komend jaar) een plan van aanpak inzake activiteiten in het bestuur aan.
c. Het bestuur stelt de activiteiten voor een bepaald jaar vast.
d. De activiteitencommissie rapporteert 3-maandelijks binnen het bestuur over de voortgang, inhoudelijk en financieel.
e. Vergoedingen aan sprekers of (gast)bedrijven(instanties) bestaat uit een attentie.
f. De secretaris schrijft na afloop een bedankbrief naar het (gast)bedrijf (instantie) voor de gastvrijheid.
g. Sprekers en (gast) bedrijven (instanties ) worden uitgenodigd voor de haringparty van CCGS.
h. De activiteitencommissie doet verslag van haar activiteiten in de Algemene Leden Vergadering.          

De commissie Sociale Activiteiten
a.     Deze commissie schenkt aandacht aan leden bij blijde en droevige gebeurtenissen. Een lid van het bestuur van de CCGS  is voorzitter van de commissie.  De voorzitter kan, na overleg met het bestuur, medebestuursleden, leden of partners van leden vragen, ondersteuning te geven.
b.     De commissie brengt in de Algemene Ledenvergadering verslag uit van haar activiteiten van het afgelopen verenigingsjaar.
c.     Leden ontvangen een attentie bij hun verjaardag van 75 jaar en daarna bij elk daarop volgend lustrum.                                                                                                                                        d.     Leden die 25 jaar lid zijn van de CCGS alsmede leden die voorheen lid van de CCG waren en daardoor 40- of 50 jaar lid zijn , krijgen eveneens een attentie.

 De kascommissie (statuten artikel 12, lid 4):
a.     De leden van deze commissie worden, op voordracht van het bestuur, door de Algemene Leden   Vergadering benoemd voor een periode van maximaal vijf jaar.
b.     Per 3 jaar treedt één lid af en wordt een nieuw lid, niet zijnde een bestuurslid, benoemd door de Algemene Leden Vergadering.
c.     De Algemene Leden Vergadering benoemt een reserve-lid voor het geval dat een zittend lid zijn functie niet kan uitoefenen. Indien geen beroep op het reserve-lid wordt gedaan tijdens zijn reserve-lidmaatschap periode treedt hij automatisch als eerste toe tot de commissie en wordt er een nieuw reserve-lid benoemd.
d.     Het langstzittende lid doet in de Algemene Leden Vergadering verslag van de controle van de financiële administratie van de vereniging en overlegt de schriftelijke verklaring aan de penningmeester.

 

Bijzondere commissies:

  1. Het bestuur kan bijzondere commissies instellen.
    Ook de Algemene Leden Vergadering kan bijzondere commissies instellen.
  2. BENOEMING ERE-LEDEN EN LEDEN VAN VERDIENSTE.
  3. De voorwaarden voor de benoeming van een erelid.
  4. Bestuurslid, langdurig als zodanig actief met bijzondere verdiensten.
  5. Lid met langdurige zeer bijzondere verdiensten, uitgevoerd over een langere periode.
  6. Lid van verdienste.
  7. Bestuurslid met bijzondere verdiensten
  8. Lid met langdurige bijzondere verdiensten
  9. Voorwaarden
  10. De tijdsduur waarin het lid de activiteiten heeft uitgevoerd;
    De intensiteit waarmee deze zijn uitgevoerd;
    3. Het belang van de activiteiten voor de vereniging;
    4. De mate van verantwoordelijkheid die het lid tijdens deze activiteiten had.
  11. Procedure.
  12. Een voordracht wordt schriftelijk ingediend bij het bestuur en een voordracht dient door minimaal 5 leden van de vereniging te worden gedaan.
  13. De voordracht bevat een opsomming van relevante activiteiten die zo uitvoerig mogelijk zijn beschreven;
    Gelet op het ingediende verzoek beoordeelt het bestuur of de voorgestelde kandidaat aan de gestelde eisen voldoet; daarbij wordt nagegaan of ook anderszins geen bezwaren bestaan;
    2b. In het geval van instemming van het bestuur wordt dit als voorstel te doen aan de leden vastgelegd in de notulen van de betreffende bestuursvergadering;
    2c. Op de eerstvolgende algemene ledenvergadering wordt het bestuursvoorstel voorgelegd aan de leden. het voorstel wordt aangenomen als 2/3 van de aanwezige leden zich in het verzoek kunnen vinden.
    2d. Bij afwijzing van het voorstel door het bestuur wordt de  indiener schriftelijk geïnformeerd met opgaaf van redenen.
  14. COMMUNICATIE VIA DE WEBSITE VOOR ACTIVITEITEN.
  15. De communicatie zal digitaal gebeuren, evenals het reageren ten aanzien van de aanwezigheid op bijeenkomsten, uiteraard wordt aan de leden die niet beschikken over e-mail de communicatie gewaarborgd, d.m.v. een schriftelijke uitnodiging.
  16. Het jaarprogramma zal op de website worden geplaatst.
  17. SLOTBEPALING HUISHOUDELIJK REGLEMENT.

In alle gevallen waarin de statuten, de wet en een eventueel huishoudelijk reglement niet voorzien, beslist het bestuur.

Vastgesteld in de algemene Ledenvergadering op 22 oktober 2015.

 

 

Privacyverklaring

De Commercieele Club Groningen Senioren.

Inleiding

In deze privacyverklaring geeft de vereniging De Commercieele Club Senioren Groningen, gevestigd te (9302GA) Roden aan de Gravenmaat 13 met KvK-nummer: 01143352 (hierna te noemen “ de CCGS”), uitleg over het privacy beleid van de vereniging. 

De CCGS respecteert de privacy van alle bezoekers van haar website, haar (potentiële) leden en andere (potentiële) relaties. Persoonlijke gegevens die aan de CCGS worden verstrekt, worden met zorgvuldigheid behandeld en adequaat beveiligd. De gegevens worden niet zonder toestemming verkocht, verhandeld of gedeeld met derden.

De visie van de CCGS op privacy

Bij de CCGS wordt zorgvuldig en veilig met persoonsgegevens omgegaan.  De regels vanuit de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) zijn hierbij leidend. De CCGS streeft ernaar duidelijke en begrijpelijke informatie te geven over hoe met privacy wordt omgegaan.

De CCGS houdt zich aan de volgende regels:

  • De persoonsgegevens worden in overeenstemming met de wet en op behoorlijke en zorgvuldige wijze verwerkt.
  • De persoonsgegevens worden uitsluitend verwerkt als daar een gerechtvaardigd doel voor bestaat.
  • De gegevens worden uitsluitend gebruikt voor het doel waarvoor ze verzameld zijn.
  • In sommige gevallen zal toestemming worden gevraagd voor het verwerken van de persoonsgegevens en deze toestemming zal worden vastgelegd. Deze toestemming kan op ieder gewenst moment worden ingetrokken.
  • Persoonsgegevens worden niet langer bewaard dan strikt noodzakelijk is.
  • Persoonsgegevens worden niet verstrekt aan derden, behalve wanneer er een wettelijke verplichting is of wanneer daartoe uitdrukkelijke toestemming is gegeven.
  • Er wordt geen gebruik gemaakt van geautomatiseerde besluitvorming op basis van de verstrekte gegevens.

Wat zijn persoonsgegevens?

Een persoonsgegeven is elk gegeven over een levende en identificeerbare persoon, dat wil zeggen: het gegeven is direct of indirect herleidbaar tot een individu. Persoonsgegevens vertellen dus iets over een persoon of kunnen met deze persoon in verband worden gebracht. De persoon op wie een gegeven betrekking heeft, wordt “de betrokkene” genoemd.

Wat houdt “het verwerken” van persoonsgegevens in?

Iedere handeling met een persoonsgegeven is in principe een verwerking, zoals het verzamelen, bewaren, verplaatsen, wissen, doorsturen of aanpassen van persoonsgegevens

Welke persoonsgegevens verwerkt de CCGS?

De CCGS wil de contacten tussen haar leden onderling bevorderen en daarmee een positieve impuls voor het netwerk creëren. Om deze doelstelling te kunnen uitvoeren worden de persoonsgegevens van de leden verwerkt.

De CCGS bewaart en verwerkt de persoonsgegevens:

  1. die worden verstrekt bij de aanmelding voor het lidmaatschap;
  2. die in het kader van de dienstverlening van de CCGS worden verstrekt via de e-mail of via het contactformulier op de website;
  3. die worden aangemaakt en bijgewerkt in een persoonlijke profiel op het afgeschermde gedeelte van de website;
  4. waarvoor toestemming is gegeven aan de CCGS.

De CCGS gebruikt deze gegevens voor de uitvoering van haar dienstverlening en worden uitsluitend gebruikt voor de doelen waarvoor de gegevens zijn verstrekt. Te allen tijde kan de website van de CCGS worden bekeken zonder persoonlijke gegevens met de CCGS te delen.

Voor welke doeleinden verwerkt de CCGS uw persoonsgegevens?

De verwerking van persoonsgegevens staat ten dienste van de doelstelling van de CCGS, nl. het bevorderen van de contacten  tussen de leden onderling, alsook het creëren van een positieve impuls voor het netwerk.

Per verwerking worden de volgende doelen onderscheiden:

  1. De CCGS houdt een ledenadministratie bij ten behoeve van het beheren van het ledenbestand.
  2. Er wordt gebruikt gemaakt van een aanmeldingsformulier ten behoeve van het organiseren van activiteiten.
  3. Er wordt gebruik gemaakt van een contactformulier om vragen en opmerkingen van leden en niet-leden in behandeling te kunnen nemen.
  4. Er wordt  gebruik gemaakt van het e-mail adres voor aanmelding en registratie van georganiseerde activiteiten
  5. De persoonlijke profielen kunnen door de leden bekeken worden op het afgeschermde gedeelte van de website.
  6. Het opgegeven factuuradres wordt gebruikt voor het toesturen van de factuur voor de contributie.
  7. Het opgegeven postadres wordt gebruikt voor het toezenden van clubpost en het clubblad Consigne.  
  8. Het plaatsen van foto’s van (leden)bijeenkomsten of andere gelegenheden waarbij leden aanwezig waren, op de openbare website van de CCGS of in het clubblad Consigne. Het doel van het plaatsen van foto’s op de website is om de CCGS en haar activiteiten bij een breder publiek bekend te maken.

Hoe wordt zorg gedragen voor uw persoonsgegevens?

  1. De CCGS houdt een zogenaamd verwerkingsregister bij, waarin inzichtelijk wordt gemaakt welke persoonsgegevens worden verwerkt,  met welke doeleinden, grondslagen en bewaartermijnen.
  2. De CCGS heeft een Gegevensbeschermingsbeleid opgesteld, waarin meer gedetailleerd beschreven staat hoe binnen de CCGS met de bescherming van persoonsgegevens wordt omgegaan.
  3. De CCGS is alert op de technische beveiliging van de website en de ledenadministratie. Hiertoe zijn afspraken gemaakt met de website-leverancier.
  4. De CCGS sluit verwerkersovereenkomsten af met partijen die bij de uitvoering van de dienstverlening betrokken zijn. Hierin worden onder meer afspraken gemaakt over de beveiligingsmaatregelen en het melden van datalekken.
  5. De CCGS registreert als verwerkingsverantwoordelijke beveiligingsincidenten en datalekken en zorgt voor een oplossing. Hiertoe is een Protocol Melden Datalekken opgesteld.
  6. In voorkomende gevallen is de CCGS in staat om op adequate wijze in te spelen op de rechten van betrokkenen.

Bewaartermijnen

De persoonsgegevens worden niet langer dan nodig bewaard.

  1. Persoonsgegevens ten behoeve van de aanmelding van het lidmaatschap, worden maximaal 3 maanden bewaard. Komt er geen lidmaatschap tot stand dan verwijdert de CCGS daarna de gegevens. Komt er wel een lidmaatschap tot stand dan worden de opgegeven persoonsgegevens verwerkt in de ledenadministratie.
  2. Persoonsgegevens worden tot 2 jaar na beëindiging van het lidmaatschap bewaard in het softwarepakket voor de ledenadministratie. Daarna worden deze persoonsgegevens vernietigd dan wel bewaard in het historisch archief.
  3. Voor gegevens die van belang zijn voor de bedrijfsadministratie wordt de wettelijke termijn van 7 jaar gehanteerd.

Procedure melden datalekken

Als verwerkingsverantwoordelijke is de CCGS verplicht om binnen 72 uur melding te doen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (AP), zodra er persoonsgegevens zijn gelekt door een beveiligingsincident. Het is voor de CCGS belangrijk om in voorkomende gevallen tijdig te kunnen beoordelen of een beveiligingsincident een datalek is. Daarom verzoekt de CCGS een ieder om – ook bij twijfel – incidenten direct te melden.

Het gaat om situaties waarbij persoonsgegevens (mogelijk) zijn:

  1. vernietigd of verloren,
  2. gewijzigd,
  3. verstrekt of toegankelijk gemaakt.

Rechten van de betrokkene

De betrokkene heeft volgens de AVG de volgende rechten:

  1. Recht op informatie
  2. Recht van inzage
  3. Recht op rectificatie
  4. Recht op gegevens wissing (vergetelheid)
  5. Recht op beperking van de verwerking
  6. Recht op overdraagbaarheid van gegevens
  7. Recht van bezwaar

Indien een lid wil weten welke persoonsgegevens over hem/haar zijn vastgelegd of wanneer persoonsgegevens moeten worden gewijzigd of worden verwijderd kan een verzoek hiertoe worden verstuurd naar het secretariaat van de CCGS. Binnen 5 werkdagen mag een reactie worden verwacht.

In voorkomende gevallen is de CCGS conform de AVG verplicht de identiteit vast te stellen van de aanvrager om aan een dergelijk verzoek gehoor te kunnen geven en zal vragen naar een geldig identiteitsbewijs.

Toestemming geven en intrekken

Conform de AVG zal de CCGS bij sommige verwerkingen van persoonsgegevens toestemming vragen, bijvoorbeeld voor het plaatsen van fotomateriaal op de website.

Eerder gegeven toestemming kan te allen tijde worden ingetrokken door een verzoek hiertoe te sturen naar het secretariaat van de CCGS.

Het kan voorkomen dat een lid bepaalde gegevens niet wil verstrekken aan de CCGS of niet wil delen binnen de ledengroep of op de website. Het is vanwege technische of organisatorische redenen niet altijd mogelijk om hieraan tegemoet te komen. Het gevolg kan zijn dat het lidmaatschap van de CCGS of deelname aan een activiteit dan niet mogelijk is. In die gevallen informeert de CCGS het betreffende lid over de gevolgen van het feit dat er geen toestemming is gegeven voor het verstrekken of delen van gegevens.

Websites van derden

Deze privacyverklaring is niet van toepassing op websites van derden die door middel van links/buttons met deze website zijn verbonden, zoals de sociale media-buttons. De CCGS kan niet garanderen dat deze derden op een betrouwbare of veilige manier met persoonsgegevens omgaan. Daartoe wordt geadviseerd de privacyverklaringen van de betreffende websites te lezen.

Cookies

De website van de CCGS maakt gebruik van cookies. Dit zijn kleine bestanden met gegevens die op de harde schijf van de computer, tablet of mobiele telefoon worden opgeslagen. Cookies kunnen onderscheiden worden in de categorieën functionele, analytische en advertentie/social media cookies. De CCGS gebruikt alleen functionele cookies om de website te monitoren en beter te laten functioneren. Deze cookies worden niet gebruikt om personen te identificeren.

Daarnaast wordt gebruik gemaakt van Google Analytics om inzicht te krijgen in het gebruik van de website om de leden een optimale gebruikservaring te kunnen geven. De aldus verkregen informatie wordt door Google opgeslagen op servers in de Verenigde Staten. De CCGS heeft Google niet toegestaan de verkregen analytics informatie te gebruiken voor andere Google diensten. Google kan er wettelijk toe worden verplicht om deze informatie aan derden te verschaffen. De CCGS heeft hier geen invloed op. 

De instellingen van de browser kunnen desgewenst worden gewijzigd om cookies te weigeren. Het uitschakelen van cookies heeft alleen gevolgen voor de computer én de browser waarop deze handeling is uitgevoerd. Indien gebruik wordt gemaakt van meerdere computers en/of browsers dient deze handeling zo vaak als nodig te worden herhaald. Indien geen cookies worden geaccepteerd, dan kan dit mogelijk gevolgen hebben voor het gebruiksgemak van de website van de CCGS.

Vragen over privacy of een klacht?

Indien een lid na het lezen van deze Privacyverklaring nog vragen, opmerkingen of klachten heeft, kan een mail met de vraag, opmerking of klacht naar het secretariaat van de CCGS worden gestuurd.. Binnen 5 werkdagen mag een reactie worden verwacht.

Daarnaast heeft ieder lid het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (AP).

Wijzigingen in deze privacyverklaring

De CCGS behoudt zich het recht voor om wijzigingen aan te brengen in deze privacyverklaring. Aangeraden wordt dan ook deze verklaring met enige regelmaat te lezen.


© Commercieele Club Groningen Senioren 2021